Здесь под документом «во исполнение» подразумевается частный ответ руководителя отдела (в рамках своей компетенции) в адрес главного ответственного исполнителя (который будет готовить обобщенный ответ).
Внимание! Карточки ответов за подписью первого руководителя (его заместителей) исполнители в системе не создают, размещение таких документов «во исполнение» в системе осуществляют помощники указанных руководителей.
Сотрудник, определенный руководителем отдела в качестве ответственного исполнителя осуществляет следующие действия:
— подготавливает ответ (информацию) и утверждает у своего непосредственного руководителя в обычном порядке;
По согласованию процесс утверждения подготовленного проекта ответа может осуществляться в электронной форме с последующей распечаткой, сканированием и вложением скана самим руководителем – соответствующий раздел инструкции находится в стадии разработкиtodo
— делает «скан» подготовленного ответа;
— открывает карточку своего задания (имеется в виду задание именно Вам, а не вашему руководителю или какому-либо иному сотруднику);
Ознакомиться с разделом «Поиск заданий»
— создает регистрационную карточку (далее — РК(Д)) ответного «документа во исполнение» в системе;
— заполняет поля РК(Д):
Системный номер: изменить на регистрационный номер главного документа (кнопка «листок с карандашом»);
Вид документа: например, «Ответ»;
Подписал: данные руководителя, утвердившего (подписавшего) ответный документ «во исполнение»;
Исполнители: выбрать исполнителей (одного или нескольких); автоматически подставляются данные исполнителя по заданию, но есть возможность изменить;
Содержание: обычно подставляется из главного документа, но есть возможность изменить;
Кому: данные руководителя, кому адресован ответ, а ТАКЖЕ данные «его» сотрудника, который фактически занимается обобщением информации (как правило, последний в ветке этого руководителя в дереве резолюции);
— данные сотрудника, который фактически занимается обобщением, видны в дереве резолюции Вашего задания (задания Вам) по главному документу;
— если Вы не укажете данные этого сотрудника в поле «Кому», то его руководитель будет вынужден (должен) создать по «вашему» ответному документу резолюцию «для ознакомления», иначе сотрудник не получит прав на просмотр файлов ответа.
Вид доставки: СЭД;
— Вкладывает Файлы:
перейти на закладку «Файлы» созданной Вами карточки и вложить «скан» и другую необходимую конечному получателю информацию в электронном виде
помимо «скана» ответа, вложите исходные файлы, которые, по-Вашему мнению, потребуются для подготовки обобщенного ответа (чтобы Вас больше не беспокоили);
По завершении указанных процедур созданный ответный документ «привяжется» к главному документу, будет отображаться на закладке «связи» главного документа и будет доступен для просмотра главным ответственным исполнителем. При этом, после регистрации ответа, задание на исполнение автоматически «закроется» (будет «исполнено» только это конкретное задание этого конкретного исполнителя – Вас).
