Создание резолюции из нескольких пунктов

Создайте новую резолюцию как Вы это делаете в других случаях.

Это будет пункт № 1 резолюции, он уже имеет номер!

Чтобы создать пункт № 2 ( и т.д.):

В этой же карточке на уровне нумерации пунктов, но немного правее, зеленый плюс — нажмите, добавится дополнительный пункт.

Это «как бы» совершенно самостоятельная резолюция. Добавьте в нее других исполнителей, новый текст задания и другие сроки (при необходимости)

Переключатель пунктов для выбора для их редактирования — рядом с номером пункта.

Создание и запуск инициативного согласования

Согласование проектов правовых актов, инициатором выпуска которых является Ваше структурное подразделение.

Алгоритм:

1. Подготовить проект правового акта (ПА) в виде файла в соответствии с установленными правилами.

2. Подготовить в отдельном файле (файлах) сопроводительные документы, которые поясняют необходимость выпуска ПА, но не входят в его состав.

Если внутреннее согласование в подразделении осуществляется на бумажном носителе — получите соответствующие подписи в обычном порядке. При наличии замечаний внесите исправления в файлы до начала процедуры внешнего электронного согласования.

3. Создать регистрационно-контрольную карточку документа (далее — РК(Д)) с типом «Внутренний» соответствующего вида (например, «Постановление – Постановление Администрации города …»

Как это сделать...
Согласование. Создание РК
Согласование. Создание РК

и заполнить ее поля следующим образом:

Системный номер: заполняется системой автоматически;

Подр. регистратора: подразделение, уполномоченное на оформление и выпуск ПА;

— Вид документа: заполняется системой автоматически при создании карточки (не трогать);

Подписал: данные лица, утверждающего ПА в соответствии с Уставом ОМСУ;

Исполнители: данные исполнителя проекта ПА (руководителя Вашего структурного подразделения);

Кому: перечень подразделений, в которые необходимо разослать текст ПА после его утверждения («лист рассылки»);

— Вид доставки: СЭД.

Как это сделать...
Согласование. Заполнение полей РКК(Д)
Согласование. Заполнение полей РК(Д)

4. Вложить файл проекта ПА и файлы в созданную РК(Д).

Файлы проекта ПА вкладываются на закладке «Версии файлов» РК(Д).

Как это сделать...
Согласование. Вложение текста ПА
Согласование. Вложение текста ПА

5. Создать маршрут согласования.#

Маршрут согласования создается на закладке «Согласование» РК(Д)

Как это сделать...
Согласование. Создание нового маршрута согласования ПА
Согласование. Создание нового маршрута согласования ПА
Согласование. Создание нового маршрута, заполнение данными
Согласование. Создание нового маршрута, заполнение данными

Согласующие смогут создавать в системе дополнительные собственные версии проекта ПА со своими исправлениями. Это удобно при внесении не меняющих смысл документа «редакторских» правок. Установите флаг «запретить редактирование файлов» в том случае, когда Вы не желаете давать такие полномочия согласующим лицам.

Установка флага «Автоматически направлять на регистрацию при отсутствии замечаний», при успешном завершении всех согласований, избавит Вас от необходимости выполнять эту операцию вручную.

6. Запустить согласование.#

Как это сделать...
Для запуска согласования нажмите на кнопку
Для запуска согласования нажмите на кнопку

7. Проставить на бумажной версии проекта ПА временный номер РК, присвоенный системой (например, «вр-678»).

8. Передать пакет документов в приемную руководителя.

9. Отслеживать ход согласования в своих папках «На согласовании», «Отклоненные согласования» и т.п.

Согласование. Папки для отслеживания хода согласования
Согласование. Папки для отслеживания хода согласования

Документ «во исполнение»

Здесь под документом «во исполнение» подразумевается частный ответ руководителя отдела (в рамках своей компетенции) в адрес главного ответственного исполнителя (который будет готовить обобщенный ответ).

Внимание! Карточки ответов за подписью первого руководителя (его заместителей) исполнители в системе не создают, размещение таких документов «во исполнение» в системе осуществляют помощники указанных руководителей.

Сотрудник, определенный руководителем отдела в качестве ответственного исполнителя осуществляет следующие действия:

— подготавливает ответ (информацию) и утверждает у своего непосредственного руководителя в обычном порядке;

По согласованию процесс утверждения подготовленного проекта ответа может осуществляться в электронной форме с последующей распечаткой, сканированием и вложением скана самим руководителем – соответствующий раздел инструкции находится в стадии разработкиtodo

— делает «скан» подготовленного ответа;

— открывает карточку своего задания (имеется в виду задание именно Вам, а не вашему руководителю или какому-либо иному сотруднику);

Ознакомиться с разделом «Поиск заданий»

— создает регистрационную карточку (далее — РК(Д)) ответного «документа во исполнение» в системе;

Как это сделать...
Документ "во исполнение". Создание РКК(Д)
Документ «во исполнение». Создание РК(Д)

— заполняет поля РК(Д):

Как это сделать...
Документ "во исполнение". Заполнение полей РКК(Д)
Документ «во исполнение». Заполнение полей РК(Д)

Системный номер: изменить на регистрационный номер главного документа (кнопка «листок с карандашом»);
Вид документа: например, «Ответ»;
Подписал: данные руководителя, утвердившего (подписавшего) ответный документ «во исполнение»;
Исполнители: выбрать исполнителей (одного или нескольких); автоматически подставляются данные исполнителя по заданию, но есть возможность изменить;
Содержание: обычно подставляется из главного документа, но есть возможность изменить;
Кому: данные руководителя, кому адресован ответ, а ТАКЖЕ данные «его» сотрудника, который фактически занимается обобщением информации (как правило, последний в ветке этого руководителя в дереве резолюции);

— данные сотрудника, который фактически занимается обобщением, видны в дереве резолюции Вашего задания (задания Вам) по главному документу;

— если Вы не укажете данные этого сотрудника в поле «Кому», то его руководитель будет вынужден (должен) создать по «вашему» ответному документу резолюцию «для ознакомления», иначе сотрудник не получит прав на просмотр файлов ответа.

Вид доставки: СЭД;

— Вкладывает Файлы:

перейти на закладку «Файлы» созданной Вами карточки и вложить «скан» и другую необходимую конечному получателю информацию в электронном виде

помимо «скана» ответа, вложите исходные файлы, которые, по-Вашему мнению,  потребуются для подготовки обобщенного ответа (чтобы Вас больше не беспокоили);

Важно!
Ответный документ «во исполнение» подлежит регистрации в установленном делопроизводством порядке! Следует направить регистрационную карточку ответного документа «во исполнение» на регистрацию и сообщить регистратору о необходимости зарегистрировать документ и направить его получателям.

По завершении указанных процедур созданный ответный документ «привяжется» к главному документу, будет отображаться на закладке «связи» главного документа и будет доступен для просмотра главным ответственным исполнителем. При этом, после регистрации ответа, задание на исполнение автоматически «закроется» (будет «исполнено» только это конкретное задание этого конкретного исполнителя – Вас).

Как определить «ответственного» исполнителя?

В карточке Задания на вкладке ‘Дерево резолюции’ данные ответственного исполнителя отмечены символом ‘звездочка’

Как переделать документ «во исполнение»?

Ситуация: при создании ответного документа «во исполнение» выбран не тот тип документа. Изменить тип не получается, т.к. теперь при нажатии на кнопку «Документ во исполнение» все время открывается ошибочная регистрационная карточка документа РК(Д).

В случае прикрепления ошибочного ответного документа «во исполнение» к исполняемому заданию нужно сделать следующее:
1. Аннулировать ошибочную  РК(Д);

Как это сделать...
Нажмите на кнопку, отмеченную на рисунке красной окружностью:

Аннулировать документ
Аннулировать документ

Если документ «во исполнение» Вами не создавался (просто установили ошибочную связь с уже существующей в системе карточкой), аннулировать ничего не нужно. Нужно разорвать ошибочно установленную связь (далее).

2. Разорвать «ошибочную» связь.

Как это сделать...

Нажмите на черный треугольник правее кнопки «Документ во исполнение»

Документ во исполнение. Разорвать связь
Документ во исполнение. Разорвать связь

В дальнейшем (при следующем нажатии на кнопку «Документ во исполнение») системой будет предложено создать новую РКК(Д).