Отключить уведомления в почту о новых заданиях

Вход в пользовательские настройки
Вход в пользовательские настройки
Отключить уведомления в почту о новых заданиях
Отключить уведомления в почту о новых заданиях

Однако, если Вам эта функция в дальнейшем покажется полезной, можно ее включить аналогичным образом.

Не вижу документов в папках «Самоконтроль»

Документы в представлениях некоторых папок (например, «2. Срок исполнения сегодня») размещаются в «схлопнутых» секциях. В заголовке секции ФИО исполнителя, рядом слева треугольничек. Нужно раскрыть секцию (нажать на треугольничек) — будет видно сами документы:

Просмотр содержимого скрытых секций
Просмотр содержимого скрытых секций

В эти папки попадают только те документы, по которым есть задания с типом контроля «Самоконтроль», выданные Вам.

Инициативное согласование. Внесение изменений

Для внесения изменений в файлы, направленные на согласование, процесс согласования должен быть прекращен.

Прекращение согласования

Прекращение согласования возникает автоматически, если очередной согласующий отклонил документ, направленный на согласование.

Прекратить согласование по собственной инициативе автор согласования может следующим образом:

Важно!
В случае прекращения (аннулирования) маршрута согласования все согласования, полученные в рамках данного маршрута также будут аннулированы. Другими словами, при аннулировании маршрута документ придется «пересогласовывать» со всеми согласующими, кто был включен в этот маршрут. Поэтому никогда не аннулируйте маршрут, по которому уже есть положительные согласования — добивайтесь от «несогласного» согласующего отказа в согласовании в системе (не по телефону, не устно!).

1. Найти регистрационную карточку документа (РК(Д)) по временному номеру (см. поиск документов);

2. Открыть РК(Д), перейти на закладку «Согласование», войти в карточку маршрута согласования и нажать на кнопку «Отозвать согласование».

Нажмите здесь, чтобы смотреть на картинке...
Прекращение согласования
Прекращение согласования

Внесение изменений в файлы

Перейдите к РК(Д) документа и выберите закладку «Версии файлов».

Создайте новую версию  — нажать на кнопку «Добавить версию» Добавить версию

Добавьте новый вариант файла, в котором замечания устранены.

Повторный запуск согласования

Перейдите на закладку «Согласование» РК(Д) документа.

Создайте копию старого маршрута согласования.

Нажмите здесь, чтобы смотреть на картинке...
Копирование маршрута согласования
Копирование маршрута согласования

Откройте вновь созданный маршрут согласования и откорректируйте его данные (при необходимости). Здесь вы также можете заменить сопроводительные файлы.

Возможно, следует удалить из списка согласующих тех, кто согласовал документ на предыдущем этапе.

Запустите повторное согласование (см. как это сделать ).

Инициативное задание. Как посмотреть статус исполнения?

Просмотр инициативных заданий
Просмотр инициативных заданий
Просмотр инициативных заданий
Просмотр инициативных заданий

Завершение инициативного согласования, передача проекта правового акта на регистрацию

По окончании процесса согласования в системе должны быть осуществлены действия по назначению «финальной» версии файла проекта правового акта (ПА) и передаче регистрационной карточки ПА (РК(Д)) на регистрацию.

В том случае, если в начале процесса согласования Вами был установлен флаг «Автоматически направлять на регистрацию при отсутствии замечаний» (см. подробнее в п. 5 создание маршрута согласования) и согласование в системе прошло без замечаний, назначение финальной версии и передача проекта правового акта на регистрацию будет осуществлена автоматически.

В противном случае необходимо:

— найти и открыть РК(Д) ПА (см. поиск РК);

— перейти на закладку «Версии файлов» РК(Д) и создать новую версию (нажать на кнопку «Добавить версию» Добавить версию);

— вложить файл проекта ПА, в который внесены все замечания согласующих лиц;

— назначьте эту версию финальной (нажать на кнопку «Назначить версию финальной» Назначить версию финальной );

— перейдите на закладку «Данные» РК(Д) и проверьте значение поля «Подр. регистратора» — в нем должно значиться подразделение, отвечающее за обеспечение выпуска правовых актов;

— нажмите на кнопку «На регистрацию» в панели действий РК(Д) На регистрацию.

Статус в заголовке РК(Д) должен измениться на «Регистрируется».

Сисадмину. Как «Это» работает

Как Это работает

I. События вне системы

Документ поступает извне различными видами доставки (почта, курьер/нарочный, электронная приемная).

Для помещения информации о документе (и его «скана») в систему пользователем создается регистрационная карточка документа (РК(Д)).

II. События с использованием системы

1. Создание регистрационной карточки документа

Любой «настроенный» пользователь системы (с любой ролью) может создать РК(Д), перейдя к  папке «1 Создание регистрационной карточки».

При создании РК(Д) пользователь выбирает тип РК(Д) [внутренний, входящий, исходящий] и вид документа [Письмо, Соглашение, Ответ и т.д.]. Разные типы РК(Д) имеют свой набор видов документов (это иерархический справочник)

Основное практическое отличие типа [Входящий, Исходящий] от [Внутренний]:

Входящий, Исходящий — РК(Д) этого типа использует для идентификации внешних адресатов справочник Контрагентов

Внутренний — РК(Д) этого типа связана только со справочником сотрудников организации (внешнего Контрагента выбрать нельзя)

2. Регистрация и направление на рассмотрение

Под регистрацией понимается присвоение регистрационного номера РК(Д) и резервирование этого номера в списке выделенных номеров для соответствующего типа документа

Регистрацию РК(Д) имеют право осуществлять только пользователи с ролью «Регистратор».

Для выполнения регистрации Регистратор должен:

— открыть ранее созданную или создать РК(Д);

— заполнить корректно все обязательные поля, включая поле «Дело», т.к.  индекс номенклатуры участвует в формировании регистрационного номера.

— присвоить регистрационный номер (автоматически или «вручную»);

— вложить «скан» документа (на закладке «Файлы» РК(Д);

— нажать на кнопки «Регистрировать» и «Передать получателям» или на кнопку «Зарегистрировать и передать получателям».

В системе резервируется регистрационный номер, присвоенный регистратором в РК(Д). Этот номер в дальнейшем не будет выделяться другим РК(Д) в автоматическом режиме (но может быть выделен «вручную»)

Пользователи системы, указанные в поле «Кому» РК(Д) получают задания на рассмотрение документа. Это простейший вариант задания

Появляются соответствующие записи в папках «Исполнитель/3 Новые задания», «Референт/Новая корреспонденция на рассмотрение» и «Руководитель/01 Новые задания»  (согласно роли текущего пользователя).

3. Резолюция #

3.1. Создание резолюции #

Под резолюцией понимается набор поручений в адрес исполнителей. Резолюция включает в себя несколько заданий, которые могут быть сгруппированы в пункты.

Т.е. с т.з. модели данных: одна резолюция -> много пунктов -> много заданий

Про Пункты. Здесь некая аналогия с текстом приказа:
п.1 Иванову в срок до _ сделать то-то…
п. 2 Петрову и Сидорову в срок до _ сделать что-то другое — совсем не то, что Иванову!

Под Заданием понимается конкретное поручение в адрес конкретного исполнителя со сроком исполнения (срок исполнения может не устанавливаться) и видом контроля (контроль может не устанавливаться)

Все «настроенные» пользователи системы могут создавать резолюции.

3.2. Утверждение резолюции #

Кроме автора резолюции эта функция доступна его референту (пользователю с ролью «Референт»)

После утверждения резолюции система рассылает конкретные задания конкретным исполнителям в соответствии с поручениями, содержащимися в резолюции

Также пользователи, получившие задания, получают доступ к вложениям, содержащимся в РК(Д), по которой создана резолюция

4. Исполнение задания

4.1. «Простое» исполнение задания

расписать малеха

4.2. Исполнение задания с помощью документа «во исполнение»

расписать не малеха

4.3. Направление запроса для исполнения задания

Установление связи типа «Связан с»

5. «Закрытие» документа

Вообще, такого понятия в docsVision АДП нет. Документ считается «исполненным», когда все связанные с ним задания исполнены.

Приложения

Описание рабочих папок пользователя с ролью «Руководитель»

Название папки Назначение
00 Создать инициативное поручение Папка для создания инициативных поручений
Контроль исполнения Содержит перечень папок с документами, находящимися у подчиненных текущего пользователя в работе
Инициативные поручения Находящиеся на исполнении у подчиненных поручения текущего пользователя
В работе Инициативные поручения, находящиеся на исполнении у подчиненных текущего пользователя
Исполненные Инициативные поручения, ранее исполненные подчиненными текущего пользователя
01 Поставлено мною на контроль Задания исполнителей с указанным типом «Ответственный» и выбранным контролем «Да» или «Самостоятельный»
02 Неконтрольные задания на подчинённых Поручения подчинённых по резолюциям текущего пользователя, по которым контроль не задан или не определён
03 Задания на проверке Перечень заданий, поступивших на проверку, по которым текущий пользователь назначен проверяющим
04 Исполнено подчинёнными (период) Отображает все поручения, исполненные по резолюциям текущего пользователя, за заданный период
01 Новые задания Документы и поручения, поступившие на текущего пользователя.
02 На согласование Задания на согласование проектов документов, поступившие пользователю
03 Резолюции на утверждение Резолюции, поступившие на утверждение текущему пользователю
04 Резолюции на подготовке Резолюции, готовящиеся помощником для утверждения текущему пользователю
05 У меня в работе Перечень заданий, находящихся у текущего пользователя в работе (не исполненные и не расписанные ниже)
06 Расписанные подчиненным Перечень заданий, находящихся у текущего пользователя в работе (не исполненные и расписанные ниже)
07 На вышестоящем контроле Перечень заданий сотрудника, находящихся на вышестоящем контроле

 

 

Поиск документа (регистрационной карточки)

Для осуществления поиска перейдите в папку «Ресурсы \ Поиск регистрационных карточек».

Начало поиска документов
Начало поиска документов

Для выполнения поиска документа по регистрационному номеру документа введите его (номер) в поле «Рег. №» формы условий поиска и нажмите кнопку «Найти«:

Поиск документа по регистрационному номеру
Поиск документа по регистрационному номеру

Как повторить поиск?

#Для выполнения поиска документа по временному номеру документа (например, вр-123) введите его (номер) в поле «Системный №» формы условий поиска и нажмите кнопку «Найти«:

Поиск документа по временному (системному) номеру
Поиск документа по временному (системному) номеру

Как повторить поиск?

Направление запросов в другие подразделения в рамках исполнения задания (документа)

Когда для подготовки итогового ответа по главному документу требуется информация из других структурных подразделений  (или отделов), которая не может быть получена в рабочем порядке, приходится создавать соответствующий запрос в системе

Алгоритм:
1. Подготовить запрос и утвердить его у руководителя в установленном порядке;
2. Отсканировать утвержденный запрос;
3. Создать и заполнить поля регистрационной карточки (РК(Д)) тип документа – «внутренний»;
4. Исправить регистрационный номер, проставив регистрационный номер главного документа;

Смотреть картинку...
Создание РКК(Д) запроса
Создание РК(Д) запроса
Заполнение полей РКК(Д) запроса
Заполнение полей РКК(Д) запроса

5. Вложить «скан» запроса в РК(Д) на закладке «Файлы»;

Смотреть картинку...
Вложение скана запроса в РКК(Д) на закладке «Файлы»
Вложение «скана» запроса в РКК(Д) на закладке «Файлы»

6. Обязательно! Установить «связь с» главным документом;

Установление «связи с» главным документом осуществляется на закладке «Связи» РК(Д) запроса:

6.1. перейти на закладку «Связи» (закладка находится в верхней части самой карточки)

6.2. нажать «зеленый плюс»; откроется форма для установления связи с другим документом:

Смотреть картинку...
Форма установления связи с другим документом
Форма установления связи с другим документом

6.3. в поле «имеет связь» выберите тип связи «связан с»;

6.4. «Существующий», «По рег. номеру», нажать «Открыть карточку поиска»

6.5. в открывшемся новом окне выполнить поиск РК(Д) главного документа по ее регистрационному номеру;

Как это сделать...

Перейти к разделу «Поиск регистрационно-контрольной карточки документа»

6.6. выбрать нужную РК(Д) в результатах поиска двойным кликом

7. Направить РК(Д) на регистрацию;

8. Предупредить регистратора о необходимости зарегистрировать и отправить запрос получателям.

 

Просмотр новых заданий

#Вход в программу и просмотр новых заданий

Для запуска программы СЭДО найдите на рабочем столе ярлык в виде скрепки на зеленом фоне:

Иконка программы

надпись в имени ярлыка может отличаться (DocsVision Core Navigator).

Просмотр списка новых заданий

Для просмотра новых заданий, направленных  Вам на исполнение, в левой области окна программы (области навигации) выберите папку «3 Новые задания»:

Просмотр списка новых заданий
Просмотр списка новых заданий

Если Вы не видите этой папки, раскройте дерево папок, нажав на символ «+»:

Раскрытие дерева папок
Раскрытие дерева папок

Начало работы с карточкой задания

Откройте задание, выбрав его из списка заданий (как описано в предыдущем пункте).

Выполните следующую (в общем случае) последовательность действий:

— возьмите задание в работу;

— ознакомьтесь со сроком его исполнения;

— ознакомьтесь с приложенными документами, при необходимости распечатайте;

— закройте карточку задания.

Смотреть картинку...
Операции по новому заданию
Операции по новому заданию

Если иконка, отмеченная на рисунке цифрой 2, отсутствует, значит, в регистрационной карточке документа нет вложений

 

Взятые в работу задания пропадают из папки «3 Новые задания», их просмотр нужно осуществлять в папке «5 Задания в работе»

Дальнейшие действия по исполнению задания (документа)

Дальнейшие действия по исполнению документа выполняются в обычном для «бумажного» делопроизводства режиме.

Повторный поиск задания (после «взятия в работу»)

Взятые в работу задания находятся в папке «5 Задания в работе».

В случае большого количества заданий в работе можно отфильтровать этот список, например, по фрагменту номера документа, во исполнение которого выдано задание.

Для осуществления поиска перейдите в папку «Ресурсы \ Внутренние \ Поиск Заданий».

При первом выборе данной папки форма поиска открывается автоматически

Нажмите сюда, чтобы увидеть картинку...
Переход к поиску заданий
Переход к поиску заданий и поиск

Пока вы не привыкли к особенностям данного вида поиска, нажимайте кнопку «Сброс» перед началом каждого нового поиска (при этом условия предыдущего поиска очищаются

Введите в поле «Рег. №:» регистрационный номер документа ИЛИ его фрагмент с добавлением символа «процент» в начале фрагмента (слева).

Процент означает, что Вы не хотите указывать остальные символы номера, находящиеся в искомом регистрационном номере слева (или справа — тогда и процент следует поставить справа).

Нажмите сюда, чтобы увидеть пример...
Поиск по полному номеру
Поиск по полному номеру

Будут найдены все задания только по конкретному номеру документа 3-02-01-40-50.

 

Поиск по "маске"
Поиск по «маске»

Будут найдены все задания по номеру, заканчивающемуся на 40-50.

 

 

Нажмите на кнопку «Найти». Вы получите список заданий, в которых фигурирует указанный вами поисковый фрагмент. В данном примере будут найдены все задания по документам с регистрационным номером, заканчивающимся на «40-50»):

Результаты поиска заданий
Результаты поиска заданий
Чтобы оставить в результатах поиска только те задания, который выданы Вам, повторите поиск, указав в форме поиска в поле «Исполнитель» свои данные.

#Для выполнения повторного (нового) поиска нажмите ПКМ (правую кнопку мыши) на свободном (белом) поле со списком результатов поиска

Нажмите правую кнопку мыши в свободном от списка документов месте! Или в шапке (заголовке) списка — см. картинку ниже:

Нажмите сюда, чтобы увидеть картинку...
Обновление условий поиска
Обновление условий поиска