Как Это работает
I. События вне системы
Документ поступает извне различными видами доставки (почта, курьер/нарочный, электронная приемная).
Для помещения информации о документе (и его «скана») в систему пользователем создается регистрационная карточка документа (РК(Д)).
II. События с использованием системы
1. Создание регистрационной карточки документа
Любой «настроенный» пользователь системы (с любой ролью) может создать РК(Д), перейдя к папке «1 Создание регистрационной карточки».
При создании РК(Д) пользователь выбирает тип РК(Д) [внутренний, входящий, исходящий] и вид документа [Письмо, Соглашение, Ответ и т.д.]. Разные типы РК(Д) имеют свой набор видов документов (это иерархический справочник)
Основное практическое отличие типа [Входящий, Исходящий] от [Внутренний]:
Входящий, Исходящий — РК(Д) этого типа использует для идентификации внешних адресатов справочник Контрагентов
Внутренний — РК(Д) этого типа связана только со справочником сотрудников организации (внешнего Контрагента выбрать нельзя)
2. Регистрация и направление на рассмотрение
Под регистрацией понимается присвоение регистрационного номера РК(Д) и резервирование этого номера в списке выделенных номеров для соответствующего типа документа
Регистрацию РК(Д) имеют право осуществлять только пользователи с ролью «Регистратор».
Для выполнения регистрации Регистратор должен:
— открыть ранее созданную или создать РК(Д);
— заполнить корректно все обязательные поля, включая поле «Дело», т.к. индекс номенклатуры участвует в формировании регистрационного номера.
— присвоить регистрационный номер (автоматически или «вручную»);
— вложить «скан» документа (на закладке «Файлы» РК(Д);
— нажать на кнопки «Регистрировать» и «Передать получателям» или на кнопку «Зарегистрировать и передать получателям».
В системе резервируется регистрационный номер, присвоенный регистратором в РК(Д). Этот номер в дальнейшем не будет выделяться другим РК(Д) в автоматическом режиме (но может быть выделен «вручную»)
Пользователи системы, указанные в поле «Кому» РК(Д) получают задания на рассмотрение документа. Это простейший вариант задания
Появляются соответствующие записи в папках «Исполнитель/3 Новые задания», «Референт/Новая корреспонденция на рассмотрение» и «Руководитель/01 Новые задания» (согласно роли текущего пользователя).
3. Резолюция #
3.1. Создание резолюции #
Под резолюцией понимается набор поручений в адрес исполнителей. Резолюция включает в себя несколько заданий, которые могут быть сгруппированы в пункты.
Т.е. с т.з. модели данных: одна резолюция -> много пунктов -> много заданий
Про Пункты. Здесь некая аналогия с текстом приказа:
п.1 Иванову в срок до _ сделать то-то…
п. 2 Петрову и Сидорову в срок до _ сделать что-то другое — совсем не то, что Иванову!
Под Заданием понимается конкретное поручение в адрес конкретного исполнителя со сроком исполнения (срок исполнения может не устанавливаться) и видом контроля (контроль может не устанавливаться)
Все «настроенные» пользователи системы могут создавать резолюции.
3.2. Утверждение резолюции #
Кроме автора резолюции эта функция доступна его референту (пользователю с ролью «Референт»)
После утверждения резолюции система рассылает конкретные задания конкретным исполнителям в соответствии с поручениями, содержащимися в резолюции
Также пользователи, получившие задания, получают доступ к вложениям, содержащимся в РК(Д), по которой создана резолюция
4. Исполнение задания
4.1. «Простое» исполнение задания
расписать малеха
4.2. Исполнение задания с помощью документа «во исполнение»
расписать не малеха
4.3. Направление запроса для исполнения задания
Установление связи типа «Связан с»
5. «Закрытие» документа
Вообще, такого понятия в docsVision АДП нет. Документ считается «исполненным», когда все связанные с ним задания исполнены.
Приложения
Описание рабочих папок пользователя с ролью «Руководитель»
| № | Название папки | Назначение |
| 00 | Создать инициативное поручение | Папка для создания инициативных поручений |
| Контроль исполнения | Содержит перечень папок с документами, находящимися у подчиненных текущего пользователя в работе | |
| Инициативные поручения | Находящиеся на исполнении у подчиненных поручения текущего пользователя | |
| В работе | Инициативные поручения, находящиеся на исполнении у подчиненных текущего пользователя | |
| Исполненные | Инициативные поручения, ранее исполненные подчиненными текущего пользователя | |
| 01 | Поставлено мною на контроль | Задания исполнителей с указанным типом «Ответственный» и выбранным контролем «Да» или «Самостоятельный» |
| 02 | Неконтрольные задания на подчинённых | Поручения подчинённых по резолюциям текущего пользователя, по которым контроль не задан или не определён |
| 03 | Задания на проверке | Перечень заданий, поступивших на проверку, по которым текущий пользователь назначен проверяющим |
| 04 | Исполнено подчинёнными (период) | Отображает все поручения, исполненные по резолюциям текущего пользователя, за заданный период |
| 01 | Новые задания | Документы и поручения, поступившие на текущего пользователя. |
| 02 | На согласование | Задания на согласование проектов документов, поступившие пользователю |
| 03 | Резолюции на утверждение | Резолюции, поступившие на утверждение текущему пользователю |
| 04 | Резолюции на подготовке | Резолюции, готовящиеся помощником для утверждения текущему пользователю |
| 05 | У меня в работе | Перечень заданий, находящихся у текущего пользователя в работе (не исполненные и не расписанные ниже) |
| 06 | Расписанные подчиненным | Перечень заданий, находящихся у текущего пользователя в работе (не исполненные и расписанные ниже) |
| 07 | На вышестоящем контроле | Перечень заданий сотрудника, находящихся на вышестоящем контроле |